به وقت ارائه!
به سلامتی سمینار درس‌تان را آماده کرده‌اید یا پیشنهاده/پایان‌نامه‌تان را نوشته‌اید و استاد راهنما هم آن را تأیید کرده و الان آماده‌ی دفاع شده‌اید (اگر هنوز در مرحله‌ی تدوین پروپوزال هستید، این مطلب و اگر هنوز پایان‌نامه ننوشته‌اید این مطلب بیشتر برایتان مفید است). در زیر نکاتی را آورده‌ام تا به‌کمک آنها بتوانید یک ارائه‌ی خوب داشته باشید.
- در صورت امکان، قبل از ارائه یک بار سیستم صوتی و تصویری سالن ارائه را کنترل کنید و مطمئن شوید همه چیز درست کار می‌کند؛ به‌خصوص رنگ زمینه و متن‌ها باید طوری انتخاب شود که با توجه به سیستم نمایش و نور سالن، خوانا باشد.
- ارائه شما لباسی است که بر تن کار خود پوشانده‌اید. این لباس را زیبا و شایسته طراحی کنید! در انتخاب رنگ‌ها و طرح‌ها و فونت‌ها سلیقه به خرج دهید تا مخاطب قانع شود که ارائه‌تان برای شخص خودتان مهم و باارزش است. یک نمونه اسلاید جذاب را اینجا ببینید (کامل نیست و فقط بخش‌هایی از آن برای نمونه آورده شده است).
- پاورپوینت قالب‌های جذاب زیادی دارد و با جستجویی در اینترنت می‌توانید نمونه‌های متنوعی را پیدا کنید. قالب را با توجه به چینشی از مطالب که در ذهن‌تان است انتخاب کنید. طول تیترها و سایز شکل‌ها و … باید طوری باشد که مطالب کلیدی روی قاب‌های قالب اسلایدها نیافتد.
- از قابلیت‌های انیمیشن و ترنزیشن پاورپوینت استفاده کنید تا ذهن مخاطب را با خودتان همراه کنید. البته که استفاده از افکت بال‌بال زدن (!) در یک ارائه رسمی پسندیده نیست، اما عدم استفاده از هیچ افکتی در تغییر اسلایدها هم کسل‌کننده خواهد بود. جدیداً تکنیک‌های متنوعی برای جذاب کردن نمای ارائه در پاورپوینت مرسوم شده که با یک جستجوی ساده می‌توانید نمونه‌های جذابی را بیابید.
- اسلایدها را خیلی شلوغ نکنید. اگر نیاز دارید حجم مطلب زیادی در یک اسلاید داشته باشید، بر اساس روند ارائه به آنها انیمیشن اضافه کنید تا به مرور در اسلاید ظاهر شوند و مخاطب به‌صورت ناگهانی با حجم زیادی از داده‌ها مواجه نشود (که یا مشغول خواندن می‌شود و به شما گوش نمی‌دهد یا رها می‌کند و نمی‌خواند و زحمت‌تان به هدر رفته است).
- از قابلیت Note پاورپوینت می‌توانید استفاده کنید و یادداشت‌هایی که برای یادآوری مطالب نیاز دارید را آنجا بنویسید؛ اما مراقب باشید ارائه‌تان به خواندن از روی متن Noteها تبدیل نشود که بسی ضایع است!
- اسلایدها را به زبان فارسی تهیه کنید، مگر اینکه دلیل خاصی پشت آن باشد.
- در ارائه‌های دانشگاهی، در اسلاید دوم (بعد از عنوان) فهرست مطالب را ذکر کنید. یک تکنیک خوب برای منظم کردن ذهن مخاطب، نمایش رئوس مطالب بالای همه اسلایدها و مشخص کردن بخش مورد گفتگو است. مثلاً اگر در ارائه پیشنهاده رئوس بیان مسأله، پیشینه تحقیق، روش پیشنهادی، یافته‌ها، بحث و نتیجه‌گیری، محدودیت‌ها و پیشنهادها، مراجع را دارید، این رئوس را به شکل دکمه‌هایی با رنگ خاکستری بالای همه اسلایدها داشته باشید و وارد هر بخش که می‌شوید، دکمه آن را به رنگ متفاوتی درآورید.
- قبلاً از فرصت زمانی دفاع خود مطلع شوید (معمولاً این زمان برای مقطع کارشناسی ۱۵ دقیقه، مقطع ارشد ۳۰ دقیقه و مقطع دکتری ۴۵ دقیقه است). عموماً برای توضیح هر اسلاید به یک دقیقه زمان نیاز دارید. بنابراین به تعداد لازم اسلاید آماده کنید و حتماً قبل از دفاع چندبار تمرین کنید تا از مدت زمان مجاز فراتر نروید. به یاد داشته باشید که جلسه‌ی دفاع جای آموزش دادن نیست! اگر مخاطبین شما موضوع را بلد باشند توضیح دادن شما فقط آنها را خسته و کسل می‌کند. اگر هم بلد نباشند، در این زمان کوتاه نمی‌توانند چیزی بیاموزند. بنابراین از شرح و بسط جزییات و روابط و فرمول‌ها و … بگذرید و کلیت را بیان کنید. می‌توانید در پاسخ به سوالات احتمالی داوران، از قبل اسلایدهای بیشتری آماده و آنها را Hidden کنید تا در صورت لزوم از آنها استفاده کنید. یک بودجه‌بندی پیشنهادی زمانی می‌تواند شامل ۱۰% توضیح کلیت کار و ایده و مسأله، ۲۵% پیشینه، ۴۰% روش پیشنهادی و ۲۵% نتایج و بحث و تحلیل و جمع‌بندی و محدودیت‌ها و پیشنهادها باشد.
- اسلایدها باید شماره‌گذاری داشته باشند و تعداد کل اسلایدها هم مشخص باشد (مثلاً اسلاید پنجم از یک مجموعه ۲۰تایی اسلاید را ۵/۲۰ نامگذاری کنید). این کار به مخاطب شما کمک می‌کند با حوصله‌ی بیشتری به شما گوش کند.
- پایین هر اسلایدی که مطالبی از مراجع دیگر را نشان می‌دهد، مرجع موردنظر را بیاورید و در انتها نیز مراجع مورد استفاده (یا اگر زیاد هستند بخشی از آنها) را فهرست کنید.
- در اسلایدهای خود از متن‌های طولانی استفاده نکنید! مخاطب یا باید به شما گوش کند یا متن‌تان را بخواند و اگر از متن‌های طولانی و جملات بلند استفاده کنید، تمرکز مخاطب را از دست خواهید داد. استاندارد ۶ در ۶ را فراموش نکنید! هر اسلاید حداکثر ۶ تیتر و هر تیتر حداکثر ۶ کلمه دارد تا اگر مخاطب فکرش جای دیگری رفت و خواست به ارائه بازگردد، با خواندن آن کلمات بتواند. به جای نوشتن متن‌های طولانی، تیتر بنویسید و خودتان بیشتر حرف بزنید.
- در پایان ارائه مختصراً از استادان راهنما و مشاور و داوران و کسان دیگری که در انجام تز به شما کمک کرده‌اند (حتی دوستان و خانواده و … البته بدون زیاده‌روی!) قدردانی کنید.
- آرام و خونسرد باشید. محکم صحبت کنید و تردید و دودلی به خود راه ندهید و از ارتباط چشمی با مخاطبان خود غافل نشوید. به یک جا (به خصوص زمین!!) خیره نشوید. به مخاطبان به‌صورت مساوی نگاه کنید و به آنها بفهمانید که درک آنها از موضوعی که ارائه می‌کنید برایتان مهم است.
- اگر دونفره ارائه می‌کنید، مطالب را به‌صورت متناسب بین هر دو تقسیم کنید. یادتان باشد در پاسخ به سوالات داور، نمی‌توانید پاسخ را به نفر دیگر حواله کنید! هر دو باید به تمام بخش‌های پروژه تا حد معقول مسلط باشید.
- به سؤالات داور با احترام و جدیت پاسخ دهید و از بحث کردن بپرهیزید. اگر جایی متوجه شدید اشتباه کرده‌اید، شجاعانه بپذیرید و در عین حال دلیل اشتباه خود را بیان کنید. اگر هم مطمئن هستید داور در اشتباه است و در عین حال اشتباهش را نمی‌پذیرد، بحث نکنید و قانع کردن او را به استاد راهنما یا مشاور بسپارید.
- حتی‌الامکان پشت میز نایستید. از فضای مقابل مخاطبان استفاده کنید و کمی قدم بزنید و بر صحنه مسلط باشید. در عین حال از انجام کارهایی که حواس مخاطب را پرت می‌کند (مثل تکان دادن مفرط دست یا واکنش‌های عصبی) بپرهیزید. یادتان باشد هرگز به مخاطبان پشت نکنید!
- یادتان باشد همه چیز تحت کنترل شما نیست! اگر برق قطع شد یا سروصدایی مانع کار شما شد، خونسردی خود را از دست ندهید و در عوض از این فرصت برای مرور مطالب استفاده کنید.
- فایل پیشنهاده/پایان‌نامه/گزارش سمینار را آماده داشته باشید تا در صورتی که سؤالی از آن پرسیده شد بتوانید پاسخگو باشید.
- سعی کنید از این تجربه لذت ببرید!
با عرض سلام
ممنون از مطالب آموزنده ای که در این بخش قرار دادید.